Как списать кредиторскую задолженность: сроки и порядок

Как списать кредиторскую задолженность? Это делают отдельно по каждому существующему обязательству. Поводом для проведения процедуры является инвентаризация кредиторской задолженности, а также приказ руководителя, обосновывающий причины списания.

Что учесть? Немаловажно соблюсти сроки, так как с просроченной кредиторской задолженностью будет еще больше мороки. Самое главное – верно отразить суммы в бухгалтерском и налоговом видах учета.

Что такое кредиторская задолженность

Кредиторская задолженность – это долги компании перед другими организациями (контрагентами). Они возникают, когда компания уже получила от них товары, работы или деньги в долг, но еще не расплатилась за них.

К основным разновидностям кредиторской задолженности относятся:

• Перед поставщиками и подрядчиками. Возникает, когда контрагент выполнил работы, оказал услуги или осуществил поставку товаров и материалов, которые еще не были оплачены.
• Перед покупателями и заказчиками. Образуется при получении авансового платежа за предстоящую поставку или при начислении штрафных санкций согласно договору.
• Перед сотрудниками. Формируется при задержке выплаты заработной платы, отпускных и других аналогичных платежей в пользу персонала.
• Перед учредителями. Включает в себя невыплаченные дивиденды, а также долги по займам, предоставленным учредителями.
• Перед бюджетом. Состоит из недоимок по налогам и обязательным страховым взносам.
• Перед банками. Представляет собой непогашенную сумму основного долга и начисленных процентов по полученным кредитам.

Учет кредиторской задолженности носит обязательный характер, так как ее величина напрямую влияет на оценку финансового положения организации.

Когда можно списать кредиторскую задолженность

Компания может списать свою кредиторскую задолженность в нескольких конкретных ситуациях, предусмотренных законом:

• прошел срок исковой давности – три года (статья 196 Гражданского кодекса РФ);
• организация-кредитор прекратила свою деятельность (была ликвидирована) (статья 419 Гражданского кодекса РФ, пункт 2 статьи 64.2 Гражданского кодекса РФ, пункт 1 статьи 21.1 Федерального закона от 8 августа 2001 N 129-ФЗ);
• исполнение обязательства стало невозможным по независящим от сторон обстоятельствам (статья 416 Гражданского кодекса РФ);
• кредитор официально простил компании долг (статья 415 Гражданского кодекса РФ).

В такой ситуации списанная кредиторская задолженность признается доходом:

• в бухгалтерском учете – в разделе прочих доходов (согласно ПБУ 9/99);
• в налоговом учете – в составе внереализационных доходов (пункт 18 статьи 250 Налогового кодекса РФ).

Читайте также!

Последствия банкротства физических лиц: ограничения и обязательства

Подробнее

Для налогового учета установлены особые правила, как списать истекшую кредиторскую задолженность, признанную налоговым органом безнадежной к взысканию:

• Задолженность по налогам, которая ранее не учитывалась в расходах на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ (земельный, транспортный, имущественный налоги, НДПИ), включается во внереализационные доходы.
• Суммы списанных налогов, которые не принимали участия в расчете налоговой базы по прибыли (НДФЛ, НДС, налоги при применении УСН и ЕСХН, налог на игорный бизнес, налог на прибыль), не признаются в составе доходов.
• Штрафы и пени по любым налоговым платежам также не включаются в базу для налогообложения.

Когда долг списывается и учитывается как доход в бухучете, но не считается доходом для налога на прибыль, это приводит к появлению постоянного налогового дохода (ПБУ 18/02, пункт 4, пункт 7).

Сроки списания кредиторской задолженности

В соответствии с нормами бухгалтерского и налогового законодательства (пункт 78 Положения по бухучету № 34н, пункта 18 статьи 250 Налогового кодекса РФ, а также разъяснениями ФНС и Минфина) списать кредиторскую задолженность прошлых лет можно в следующие сроки:

Порядок списания кредиторской задолженности

Процедура списания задолженности включает несколько последовательных шагов.

Инвентаризация и подготовка документов

Первым этапом является инвентаризация расчетов, в ходе которой специальная комиссия, назначенная руководителем, проверяет первичные документы и формирует перечень задолженностей для списания. Итогом этой работы является акт инвентаризации.

Издание приказа о списании

Затем руководитель организации издает приказ о списании кредиторской задолженности, утверждая тем самым данное решение.

В него входят:

• Реквизиты документа.
• Описание списываемой задолженности.
• Основание для списания со ссылками на подтверждающие документы и нормы права.
• Распоряжение о списании задолженности и назначение ответственного за исполнение процедуры.
• Подписи руководителя, главного бухгалтера и иных ответственных лиц.

Отражение в учете списания кредиторской задолженности

Первоначально кредиторская задолженность фиксируется на различных бухгалтерских счетах в зависимости от категории кредитора:

• 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками;
• 62 – расчеты с покупателями и заказчиками;
• 66, 67 – расчеты по краткосрочным и долгосрочным кредитам и займам;
• 68, 69 – расчеты по налогам и сборам, а также по социальному страхованию и обеспечению;
• 70 – расчеты с персоналом по оплате труда;
• 76 – расчеты с разными дебиторами и кредиторами;
• иные счета бухгалтерского учета.

Возникновение задолженности отражается по кредиту указанных счетов, а ее погашение или списание – по дебету.

В бухгалтерском учете сумма кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности или имеются иные основания для списания, подлежит отнесению на прочие доходы – в кредит счета 91.1.

В целях налогообложения при списании кредиторской задолженности действуют следующие правила:

• в общем случае сумма списанной задолженности включается во внереализационные доходы, подлежащие обложению налогом на прибыль (пункт 18 статьи 250 Налогового кодекса РФ);
• из общего порядка установлены исключения, которые закреплены в подпунктах 21, 21.1, 21.3, 21.4, 21.6 пункта 1 статьи 251 Налогового кодекса РФ, а также в ряде федеральных законов.

Метод начисления требует отражать доход в момент истечения срока исковой давности по долгу. Однако на практике бухгалтер не может этого сделать, пока не проведет инвентаризацию и не оформит соответствующий акт. Это приводит к неопределенности в выборе правильной даты для учета дохода.

Возникает вопрос: в каком периоде отражать доход от списания кредиторской задолженности – в том, когда истек срок исковой давности, или в том, когда это было оформлено актом инвентаризации.

Регулирующие органы и суды едины во мнении, что датой признания дохода от списания кредиторской задолженности является исключительно дата истечения срока исковой давности. Этот объективный юридический факт имеет приоритет над внутренними административными процедурами компании, такими как инвентаризация и издание приказа. Таким образом, оформление документов лишь фиксирует уже возникшее правоотношение, но не создает его (Письмо Минфина от 21 октября 2019 года № 03-03-06/1/80551, Постановление ФАС Поволжского округа от 25 февраля 2014 года по делу № А65-10935/2013).

Следовательно, чтобы списать просроченную кредиторскую задолженность прошлых лет, ее включают в состав доходов по состоянию на последний день отчетного периода, в котором истек срок исковой давности.

Кредиторская задолженность, подлежащая списанию по итогам инвентаризации, исключается из данных бухгалтерского баланса перед его составлением.

Несоблюдение этих правил создает риски для компании, так как налоговые органы могут усмотреть в этом умышленное занижение налоговых обязательств. Ключевая особенность касается списания долгов по налогам: в отличие от обычной кредиторки, это возможно лишь после официального решения инспекции о признании долга безнадежным, проведения всей необходимой процедуры и его снятия с учета в карточке расчетов (Приложение к Письму Минфина от 28 декабря 2016 года N 07-04-09/78875).

Часто задаваемые вопросы о списании кредиторской задолженности

Какие налоговые последствия может повлечь процедура списания кредиторской задолженности?

Налоговым результатом списания кредиторской задолженности является увеличение налогооблагаемой прибыли у организации-должника. С точки зрения кредитора, который решил списать дебиторскую кредиторскую задолженность, это действие создает основание для уменьшения его налоговой базы, однако это справедливо исключительно для тех долгов, которые в прошлом уже увеличивали его доходы.

Как избежать ошибок при списании долга?

Чтобы процедура списания прошла корректно и без рисков, придерживайтесь следующих принципов:

• Каждое списание должно быть обосновано. Создайте досье по каждому долгу, куда подшивайте документы, подтверждающие его безнадежность (претензии, акты сверок, уведомления).
• Не забывайте о сверках. Регулярные сверки с партнерами – лучший способ контролировать состояние расчетов и не пропустить сроки исковой давности.
• Используйте внутреннюю экспертизу. Перед списанием согласуйте действия с юридической и бухгалтерской службами для проверки оснований и правильности оформления.
• Будьте готовы к возврату долгов. Если контрагент неожиданно погасит списанную задолженность, ее необходимо учесть в доходах того периода, когда поступление произошло.

Как быть с НДС?

Налоговое обязательство по НДС, возникшее при получении аванса, носит производный характер от самой суммы аванса. Следовательно, в случае списания основной суммы кредиторской задолженности по неисполненному авансу подлежит списанию и связанная с ней сумма начисленного НДС. Данная операция отражается в бухгалтерском учете проводкой:

• Дебет 91-2 (Прочие расходы).
• Кредит 76 (Расчеты с разными дебиторами и кредиторами) – на сумму списанного НДС с аванса.

Читайте также!

Какое имущество судебные приставы могут забрать за долги

Подробнее

Ответ на вопрос, как правильно списать кредиторскую задолженность, является критически важным для организации, поскольку напрямую влияет на достоверность данных в бухгалтерской и налоговой отчетности. Для корректного проведения этой процедуры необходимо четко понимать установленные сроки и применять соответствующие бухгалтерские проводки для исключения каждой конкретной задолженности из состава обязательств.

Изображение в шапке статьи: by @wayhomestudio / freepik.com